档案数字化工作的开展就是为了减少纸质档案的利用，最大限度的保护档案实体。数字化工作开展的过程中，需要尽可能的保持档案的原貌，做到准确无误，而实际工作开展的过程中，经常会出现设备故障、流程混乱、质量不达标、进度拖延等状况，这些问题让原本应该提升效率的数字化工作变成了新的负担。 今天，小编就来介绍一下档案数字化过程中的部分难点与挑战。
三大痛点直击
收集档案混乱无序
各部门移交时间不统一，时间顺序前后不一致。
服务质量良莠不齐
服务商水平参差不齐，项目进度难以把握。
档案信息安全风险增大
档案实体存在损毁、丢失等隐患，档案信息存在扩散、泄露等风险。
智科达标准化流程
前期准备：档案收集与清洁
各收集 / 出库：档案清洁是前期处理的重要步骤。纸质档案经过长期保存，清洁时要使用专用工具，轻柔地去除表面杂质，如灰尘、污渍、订书钉、曲别针等。档案破损、褶皱、卷曲需要进行展平处理、破损粘补、加固处理等，虽然会花费一些时间，但能够大幅提升后续扫描效率和质量。同时在组件过程中仔细记录存在问题，如文号重复、跳号等，随后生成实体文件的顺序号，同时及时整改或补充文件。
扫描作业：明确设置扫描参数
扫描设备的选择直接决定了数字化效率。高速扫描仪配合自动进纸功能，可以让扫描效率提升数倍。 对于状况良好的档案，自动双面扫描功能能够实现连续作业，大幅减少人工操作时间。 但对于纸张较薄、过软或者状况较差的档案，平板扫描虽然速度较慢，却能更好地保护原件。分辨率一般设置在100-200dpi就能满足大部分需求，过高的分辨率虽然图像质量更好，但会显著增加文件大小和处理时间。
后期处理：直接影响检索效果
扫描完成后的图像处理直接影响档案的最终利用效果。图像校正是必不可少的步骤，通过光学字符识别，扫描图像中的文字被转换成可编辑的文本格式，用户可以通过关键词快速定位所需内容，不再需要逐页翻阅，高质量的扫描图像配合专业的OCR软件，识别准确率可以达到95%以上。
数据管理：档案数字化生成与实体档案入库
每个数字化档案都应该添加详细的描述信息，包括标题、时间、作者、关键词、档案号等，数据挂接是将图像文件与目录数据进行关联的过程，这个步骤完成后，数字化档案才真正具备了实用价值。
实体部分则进行【装订】【装盒】及【实体入库】。
智科达秉持 “精益求精 永无止境”的服务理念，以标准化流程保障项目规范落地。未来将持续迭代技术与服务，推动档案管理从“被动存储”全面迈向“主动赋能”，让每一份数据都成为可信赖的价值资产。
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