归档工作包括编制移交有关目录、撰写立卷(或组件)说明、移交等工作。主要有以下三个步骤：

编制移交案卷目录或归档文件目录

移交案卷目录或归档文件目录是机关文件处理部门编制的应向机关档案室移交档案文件的名册。移交目录的作用是揭示应移交档案文件的内容和成分，统计案卷或文件的数量。

作为机关文件处理部门向机关档案部门移交档案文件的清册，是交接的依据和凭证。编制移交案卷目录或归档文件目录要一式三份，待履行完归档手续、机关档案室填入档号后，机关文书部门、移交部门和机关档案室各存一份备查。

撰写立卷或组件说明

立卷或组件说明是总结和介绍本年度机关立卷或组件工作、档案文件和机关基本情况的专用文件。它是年度立卷或组件工作结束的标志之一，是编写机关全宗指南的主要依据和参考。以下介绍立卷说明的拟写情况：

立卷说明的内容

立卷说明的内容包括本年度机关的基本情况(主要有机关名称、性质、隶属关系、职权范围、主要职能、主要工作职责和任务、主要领导人情况、内部机构及其职责和负责人、本年度机关的任务和工作特色等)，本年度文件材料立卷情况(介绍当年立卷工作的组织情况、时间、立卷环节，归档文件材料数量、种类、起止时间、案卷质量、完整程度、保管期限等)。

当年立卷归档的文件材料内容与成分简介是立卷说明的主要部分。介绍方式主要有几种：

1.以档案内容为主线，分设问题进行介绍和说明;

2.以立档单位的组织机构为主线，按机构职能活动进行介绍和说明;

3.也可以分专题、名称、时间和载体等进行介绍。一般应指明文件材料的来源、内容和形式、形成时间、可靠程度、利用价值、完整程度、整理方法、重要案卷的状况，立卷时间和立卷人等情况，可根据档案数量的多少，信息量丰富程度综合写成文字说明，其他需要说明的情况(如检索工具的编制、参考资料、立卷中特殊情况的说明以及立卷体会等)。

立卷说明的拟写方法

立卷说明应由负责立卷工作的机关文件处理部门在年度立卷基本结束时拟写，送机关中心机构(综合机构)负责人审定。立卷说明应打印一式多份，至少三份随案卷等向机关档案室移交归档(两份由机关档案室向有关档案馆移交，一份机关档案室留存备查)，其余留存备查。

为了保证立卷说明符合要求，拟写立卷说明应注意以下几点：

1.在立卷过程中，要注意随时收集和记录情况，如文件材料的收集情况、立卷方法、组卷中的具体问题和解决方法、平时归卷情况等；

2.必须了解本年度机关的中心工作和任务，可以从机关年度大事记、机关工作计划与总结人手；

3.主题突出、结构合理、层次分明，文字简洁、清晰，内容实事求是、真实可靠；

4.拟写人员应在机关档案人员的指导下，虚心请教、多方征求意见。

移交与归档手续

档案文件的移交是立卷归档工作，也是文件处理工作的最后一个环节。文件处理部门将档案文件及其相关材料交给机关档案室并办理完归档交接手续，立卷工作即告结束。

归档交接手续主要有以下内容：

1.机关档案室对机关文件处理部门移交的档案文件以及有关材料的质量、数量进行严格的检查、清点、核对。   

2.经机关档案室检查、清点、核对无误后，双方即在档案文件移交目录的备考表上签字、盖章，并填明交接日期(移交目录由机关档案室退一份给机关文件处理部门留存备查；另两份由机关档案室保存使用)。

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