01

『什么是归档』

归档是指将处理完毕且具有保存价值的文件经过系统整理后，交由档案室或档案馆进行保存的过程。

归档是国家规定的一项制度，确保所有办理完毕且有保存价值的文件都能得到妥善的管理和保护，目的在于长期保存有组织的数据集，以便于未来的查阅和利用。这一过程不仅涉及物理文件的整理和保存，也包括了电子文件的组织和存储，确保这些资料未来能够被精细地检索和使用。

02

『归档工作需要哪些部门配合』

文件归档作为机关文书处理的终端环节，亦是档案工作的起点，它架起了文书与档案两大工作领域的桥梁，是两者间不可或缺的衔接点。这一过程需档案部门与文书部门携手合作，共同推进。

长期以来，我国归档工作遵循既定模式：在档案部门的指导下，文书处理或业务部门负责将处理完毕的文件材料系统整理后，移交至档案部门。这一合作机制明确了双方的职责界限与互补性。

档案部门作为归档工作的主导者，负责制定归档制度、构建档案工作体系、为文书部门提供归档指导与培训、监督归档质量并接收归档文件，确保档案工作的有序进行。

而文书处理及业务部门，则扮演着归档材料的整理者与传递者的角色，他们负责筛选有价值的文件、按照档案部门要求规范整理、接受监督、并确保档案按时、按质移交至档案室，为档案的后续管理与利用奠定基础。

03

『不归档会怎么样』

1.中华人民共和国档案法规定

单位或者个人不按规定归档或者不按期移交档案，:被责令改正而拒不改正的由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;

2.机关档案管理规定

将机关应当归档的文件材料据为已有，拒绝移交机关档案部门的由县级以上档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的，由有关主管部门对机关直接负责的主管人员和直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任

3.档案管理违法违纪行为处分规定

将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分;情节较重的，给予记过或者记大过处分;情节严重的，给予降级或者撤职处分。

04

『收集归档应该怎么做』

收集归档是一个系统性的过程，工作虽然听起来很简单，但是当中也涉及多个要求。

一、三个禁忌

（1）忌“拖”。文件办理完毕后，不能为了利用方便而拖延归档，留存在部门或个人手里，逾期可能导致档案丢失或档案内容泄露。

（2）忌“散”。要及时对应归档的文件材料进行组件排列，不能乱堆乱放，给后续档案整理造成不便。

（3）忌“漏”。注意不能遗漏公文运转流程以外的相关文件材料，如会议记录、领导述职报告等没有文号的文件材料，致使后续无档可查。

二、四个需要

（1）要按时收集。机关单位在长期工作实践中总结形成了符合规律的归档最佳时限，应根据文件材料承办、形成和运转情况，在办理完毕后，由形成部门及时收集。针对重大活动、专项工作、行政审批中的文件材料，应根据其形成的实际情况，定期适时收集，防止散失。

（2）要齐全完整。归档移交的文件材料必须齐全完整，以能够反映职能全貌、体现来龙去脉、满足查考需要为衡量标准。如文件处理单必须随文件一并归档，有附件的文件必须与文件一并归档。还可根据工作特点，开展相应的专题收集、跟踪收集等，确保档案收集的齐全与完整。

（3）要规范整理。收集到的文件材料往往涉及情况复杂，需要结合本单位工作实际，按相关规则进行整理，一般按年度、机构（或问题）、保管期限等进行分类，遵循归档文件的形成规律和有机联系排列文件的先后顺序，并编写页码、加盖归档章以及装订。

（4）要集中管理。在日常收集的基础上，每年开展归档工作时要进行集中收集，对应归档的文件材料进行全面系统的检查梳理，凡属归档范围的文件材料，特别是工作活动过程中形成的科技、会计、音像、实物等其他门类档案，必须按规定向本单位档案部门移交，实行集中统一管理。

三、五个注意

（1）注意关注流程节点。对于办文中的重要修改稿、办事中的电话记录、办会中的领导讲话和代表发言等过程性文件材料，注意在过程结束后“查漏补缺”，做到完整收集。

（2）注意及时甄别分析。及时对文件材料中记录内容的真实性采取有效的途径进行审核，或是进行材料准确性的判断，存在原始记录的，应在第一时间将原始记录收集。倘若等到档案分类整理和移交时再去甄别，不仅增加了鉴定难度，也影响了档案的真实可靠性。

（3）注意把握收集时机。对于日常事务，最好能够做到“随办随归”，机关各部门可准备好档案盒，对于办理完毕需要归档保存的文件材料，及时放置于档案盒内，做到“今日事今日毕”，便于到时集中归档。对于会议、审计等专项事务，专项完成之时就是收集文件材料的最佳时机，因为这项工作刚刚结束，所有的文件材料是最为齐全的，便于集中收集，如果等到参与专项的工作人员撤出再收集，部分相关的材料可能会“下落不明”，这时再去询问、查找，将给收集工作增加许多困难。

（4）注意有所归有所不归。归档文件材料并不是越多越好，重复甚至无用的文件材料归档不仅浪费人力物力，还占据着档案存放空间。要“以我为主”，将突出记录和反映本单位工作职能的文件作为归档的主线，对于上级机关、同级机关及下级机关的普发不需要办理的、供参考查阅的、不需要贯彻执行的文件，则不需要归档，作为工作参考资料留存即可。

（5）注意有效分类管理。对收集的文件材料进行有序高效的分类，有助于将来更好地对档案进行管理、查找和利用。归档前应对收集的文件材料进行清理和清点，将保持文件材料的有机联系作为分类的大原则，按照本单位档案分类方案对所收集的不同门类的文件材料按事由、办理流程和时间顺序以及相应的保管期限进行有规律的分类。

总结起来，收集归档需要明确归档范围，剔除不归档的文件材料，区分“年度”和“保管期限”分类存放，对归档文件的排列，编写页码和加盖归档章，集中管理，及时移交，及时甄别，关注流程节点，把握收集时机还要有所归有所不归。

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