对于新手档案管理员来说，熟悉档案管理制度只是第一步，将其有效应用到实际工作中，才是做好档案管理工作的关键。以下从档案管理的各个环节出发，为新手提供将制度落地的实用方法。

档案收集阶段

在档案收集阶段，档案管理制度明确规定了收集范围、时间节点和提交要求。新手档案管理员要主动与各部门沟通，依据制度向他们详细说明需要提交的文件类型，如文书档案中的红头文件、会议记录，科技档案中的项目报告、图纸等。例如，按照制度要求，每月 5 日前收集上个月各部门产生的常规文件，每周收集一次重要会议产生的文件。在收集过程中，对照制度标准逐一检查文件的完整性、格式规范性，对于不符合要求的文件，及时反馈给相关部门进行补充和修正，确保收集到的档案资料全面、准确，符合制度规范。

档案整理阶段

档案整理需严格遵循制度中的分类方法和编目规则。以文书档案为例，若制度规定采用 “年度 - 机构 - 问题” 分类法，新手就要按照文件形成的年度、所属机构以及内容所涉及的问题进行分类。在分类完成后，依据编号规则为档案编号，确保每份档案都有唯一且规范的标识。同时，按照制度要求编制档案目录，详细记录档案的题名、责任者、形成时间、保管期限等信息，方便后续的检索和利用。通过严格执行这些制度规定，使档案整理工作更加有序、规范，提高档案管理的效率。

档案保管阶段

档案管理制度对档案保管环境和安全措施有着明确规定。新手档案管理员要定期检查档案库房的温湿度，将温度控制在 14 - 24℃，湿度保持在 45% - 60%，当温湿度超出范围时，及时采取调节措施。同时，严格落实防火、防潮、防虫、防光等安全要求，如配备灭火器材，定期检查库房是否存在漏水隐患，放置防虫药剂，使用遮光窗帘等。对于不同载体的档案，如纸质档案、电子档案，要按照制度分别采取针对性的保管措施，像电子档案要定期进行数据备份，存储在安全可靠的介质中，确保档案的安全和完整。

档案利用阶段

在档案利用环节，新手要严格按照制度执行借阅审批流程。当有人员提出档案借阅申请时，首先检查其借阅权限，符合条件的，按照制度要求填写借阅登记表，详细记录借阅人信息、借阅档案名称、借阅时间、归还时间等内容。对于涉密档案，要遵循更严格的保密规定，经过多层审批后方可借阅。在提供档案服务时，依据制度规定的服务方式和范围，为利用者提供准确、高效的服务，如提供档案查阅、复制等服务，并做好利用效果反馈记录，不断优化档案利用工作，同时保障档案的安全和有效管理。

定期总结与优化

除了在各个工作环节严格执行档案管理制度外，新手档案管理员还要定期对工作进行总结和反思。每月或每季度回顾工作过程中对制度的执行情况，检查是否存在执行不到位或因制度不合理导致工作不便的地方。例如，在档案整理过程中发现某个分类标准在实际操作中难以界定，就及时记录下来，并与同事讨论或向上级反映，共同探讨解决方案。通过不断总结和优化，使档案管理制度更好地适应实际工作需求，也让自己在实践中不断提升档案管理能力，将档案管理制度更有效地应用到日常工作中。

通过以上方法，新手档案管理员能够将档案管理制度切实融入到实际工作的每一个环节，逐步成长为专业的档案管理人才，为单位的档案管理工作贡献力量。

来源:CN档案管理培训